Quy Trình Môi Giới

Đăng ngày: 2015-09-28

Ngày …Tháng …năm 2015 
(Xembatdongsan.com)
Nội dung gồm:


 
 
I. Tìm nguồn:

-          Phát tờ rơi
-          Trên mạng, báo giấy (check số đt)
-          Qua giới thiệu (bạn bè, người thân, khách hàng cũ…)
-          Ban quản lý toà nhà
-          Các công ty, cá nhân kd BĐS
-          Điện thoại cho chủ nhà.
-          Đăng ký form để chủ nhà gửi nguồn trên mạng
II.                Tìm khách
-          Quảng cáo rao vặt
-          Marketing nội bộ công ty
-          Qua các công ty khác
 
III.             Các kỹ năng cơ bản

  1. Tiếp nhận cuộc gọi (chủ nhà, khách)
  2. Hẹn khách
  3. Đàm phán, thương lượng
  4. Chốt hợp đồng
  5. Ký hợp đồng, thu DV
  6. 1 số thắc mắc về thuế
  7. Các vấn đề thảo luận khác
 
I.1 số kỹ năng hẹn khách hàng:
*** “Luôn luôn đúng giờ, không bị khách hàng hủy hẹn”.
 

  1. Cần biết rõ khách hàng:
-          Công ty: Tên công ty, lĩnh vực kinh doanh, thuê bao lâu, khi nào cần thuê VP.
-          Mục đích:………………………
-          Người nước ngoài: người nước nào, ở mấy người, thời hạn thuê.

  1. Mời khách đến các chi nhánh của công ty để dẫn đi xem nhà: hẹn khách đến sớm viết hộ khách vào bản đăng ký và yêu cầu ký.
Mục đích:
 

  1. Trước giờ hẹn khoảng 15 – 30’ (thùy theo): điện thoại 1 lần nữa cho cả 2 bên khách.
 
  1. Khi đã thiết lập cuộc hẹn đến phút cuối khách hàng hủy hẹn không đến: cố gắng thuyết phục họ bằng mọi cách để thể hiện tinh thần làm việc nghiêm túc và để KH tôn trọng mình.
 
 

  1. Các ngôn ngữ cần tránh khi hẹn khách
-          Gọi điện cho chủ nhà: “mở của lúc …” mà dùng “lúc 11h hôm nay em muốn hẹn cho khách ……. Xem nhà anh/ chị được không ạ”.
-          Gọi điện cho khách thuê: không dùng “dẫn anh/chị đi xem nhà” mà dùng “hẹn anh/ chị đi xem nhà”
-          Nếu đến muộn dù chỉ 1 phút cũng cần gọi điện báo cho chủ nhà biết.

  1. Khi hẹn khách đi xem nhà nhớ đem theo bản vẽ căn hộ (để vào folder) để show cho khách xem thiết kế căn hộ (nhất là đối với KH làm công ty).
 
  1. Khi 2 NVKD cùng hẹn cho khách xem nhà: bắt buộc phải đeo thẻ để khách hàng không bị nhầm lẫn và thể hiện sự chuyên nghiệp.
 
*** Các vấn đề khác:
 

 
I: Khi khách hàng gọi điện đến nhờ bán hoặc cho thuê
1. - Hỏi chị có nhu cầu cần cho thuê hay cần bán
- Nếu thuê hỏi xem nhà riêng hay chung cư?
Nếu chung cư hỏi tòa nhà nào?ở đâu? Căn hộ tầng mấy? Diện tích bao nhiêu? Mấy phòng ngủ? Định cho thuê làm VP hay để ở?
+ Nếu để ở đã có đồ đạc gì chưa? Đồ gì? Có sàn gỗ ko? Giá định cho thuê là bao nhiêu? Nếu chưa có giá phải đi xem để đánh giá xem nhà đó giá bao nhiêu? Nếu có giá rồi thì ghi lại giá đó rồi đến xem để tư vấn giá phù hợp.
+ Nếu cho thuê văn phòng: Hỏi xem có điều hòa chưa? Đã bao giờ cho thuê chưa?
Nếu là nhà riêng thì Địa chỉ cụ thể như thế nào? Diện tích sàn? Mấy tầng? Mặt tiền mấy mét Nhà đã trang bị những gì, ví dụ điều hòa có không? Nhà đã cho thuê bao giờ chưa? Giá đang thuê bao nhiêu? Hiện nay sẽ cho thuê bao nhiêu? Không nên tư vấn giá khi chưa đến xem nhà, trừ khi hiểu rất rõ về khu đó cũng nên nói giá khoảng nào thôi và phải đến xem ngay khi sắp xếp được cuộc hẹn.
 
II: Khi gọi điện thoại cho khách hàng

  1. Hỏi về nguồn bán nhà riêng:
-          Giới thiệu về mình là ai? Đang làm ở công ty nào? Địa chỉ?
-          Em thấy chị đăng tin có nhà cần bán ở khu vực… có đúng không? Hỏi chính chủ hay môi giới?
-          Diện tích, hướng, tầng, nhà đã có gì chưa? Giấy tờ nhà đã có những gì? Giá cả ra sao? Giá đã bao gồm thiết bị hay chỉ nhà thôi?
-          Hỏi xem ô tô có đỗ cửa được không? Trong ngõ thì ngõ có sâu quá không?
-          Nhà xây lâu chưa? Khi nào có thể đến xem được?

  1. Hỏi về nguồn bán nhà chung cư:
-           Giới thiệu về mình là ai? Đang làm ở công ty nào? Địa chỉ?
-          Em thấy anh (chị) đăng tin có nhu cầu bán nhà chung cư tòa… phải không?
-          Diện tích, bao nhiêu phòng ngủ? Đã trang bị gì chưa? Giấy tờ pháp lý có những gì? Giá cả bao nhiêu? Giá này đã bao gồm đồ đạc trong nhà hay giá nhà nguyên bản?
-          Nhà chị có chỗ để xe ô tô chưa?
-          Dịch vụ khu đó bao nhiêu tiền một tháng?
III: Khi khách hàng gọi điện đến nhờ tìm hộ nhà để ở hoặc làm văn phòng, mua

  1. Khách cần tìm nhà để thuê ở
-          Hỏi xem khách cần căn hộ hay nhà riêng? Cần khu vực nào?
-          Nếu căn hộ cần mấy phòng ngủ, có cần đủ đồ không? Thuê cho khách nước nào? Mấy người ở hay gia đình? Gia đình mấy người? Họ đang làm việc cho công ty nào? Hoạt động trong lĩnh vực gì? Giá thuê được cao nhất là bao nhiêu? Họ có lấy hóa đơn thuế không? Cần hóa đơn đóng thuế đủ không? Họ có thể thanh toán mấy tháng một lần? Đặt cọc một tháng? Hỏi xem họ có muốn thuê ngay không hay sau bao lâu mới cần nhà?

  1. Khách hàng thuê làm VP
-          Thuê nhà riêng hay chung cư? Khu vực nào?
-          Công ty làm về lĩnh vực gì? Có đóng thuế đủ không? Công ty có đông người không? Có thuê luôn hay sau bao lâu? Phương thức thanh toán mấy tháng một lần?
3. Hẹn khách
-          Giới thiệu cho họ một vài nguồn hàng mà Công ty đang có (nhân viên tự phải biết hiện nay công ty đang có nguồn hàng nào, nguồn đó do ai phụ trách). Hỏi khách khi nào có thể đi xem được? Có chắc chắn giờ đó đi xem được không? (Hẹn khách hàng vô cùng quan trọng, yêu cầu họ đến đúng giờ vì tất cả chủ nhà không ở đó, họ phải đi từ xa đến mở cửa, nếu họ không chắc chắn khi nào đi xem được thi nên để họ thời gian để họ bố trí lịch hẹn).
-          Sau khi hẹn khách hàng, nhân viên môi giới sẽ tự nhờ nhân viên khách hẹn chủ nhà và báo trước giờ đi xem ít nhất 2h đồng hồ để hai bên biết.
-          Trước  khi đưa khách đi xem, nhân viên môi giới bắt buộc phải ký thỏa thuận môi giới với chủ nhà. Nếu chủ nhà không trả dịch vụ môi giới thì lưu lại số chủ nhà đó, khi không có nhà nào khách phù hợp yêu cầu của khách ngoài căn đó thì sẽ làm việc lại với chủ nhà.
                               

 
II.1 số điểm cần lưu ý khi đàm phán hợp đồng.
“không để bong: Đàm phán kỹ, không hứa hẹn quá nhiều, dành tâm huyết cho hợp đồng và đề phòng mọi rủi ro có thể xảy ra”.

  1. Giá cả.
 
  1. Phương thức thanh toán:
-          Với chủ nhà: 3 – 6 tháng/lần
-          Với khách hàng thuê: 6 tháng/lần
-          Đồng tiền thanh toán: USD, VNĐ. Đây là thời điểm nhạy cảm của đồng đô la Mỹ, đàm phán kỹ về thanh toán tiền đồng.
 

  1. Thời hạn:
-          Đối với nhà làm Cty cần sửa chữa: thông thường KH sẽ xin từ 2 – 5 tuần để sửa chữa.
+ Khách thuê: Tư vấn trả tiền nhà trước để nhận khóa và dễ xin thời gian sửa chữa.
+ Chủ nhà: nói chuyện KH trả 1 cục trước rồi mới xin thời hạn sửa chữa sau → dễ hơn trong việc đàm phán.
** Lưu ý: khi đàm phán không nên đồng ý thay cho KH những điều cần đàm phán mà hãy ghi chép lại và nói với KH “em sẽ trao đổi với … và trả lời anh/chị vào lúc …sớm nhất”. Hoặc những gì là thông lệ thì thông báo cho KH biết nhưng vẫn cần “để em trao đổi với …” để có đường lui.
 

  1. Đặt cọc:
 
** Khi vào việc, nên gửi mail và đến gặp chủ nhà để đàm phán các điều khaonr của hợp đồng (nếu có thể) để tăng thêm thiện cảm của chủ nhà với NVKD. Hạn chế đàm phán qua điện thoại nếu có quá nhiều vướng mắc khó đàm phán.

  1. Ký hợp đồng: tại công ty
-          Mục đích:………………………….
*** Các vấn đề khác
 

 
IV: Ký môi giới
-          Đưa card cho chủ nhà, giới thiệu bản thân và công ty
-          Sau khi đi xem nhà nói về dịch vụ của công ty ?
-          Nói về thủ tục mà họ sẽ phải làm khi cho thuê hoặc khi bán? Thuế phải nộp gồm những khoản nào? (Sẽ có buổi học cụ thể về thủ tục và thuế)
-           Nói với chủ nhà đồng thời điền thông tin của họ vào thỏa thuận môi giới. Ký thỏa thuận môi giới.
-          Những câu hỏi có thể xảy ra trong quá trình gặp khách hàng:
Ví dụ:Sao dịch vụ cao thế, bình thường thì họ chỉ thu 1/2 tháng hoặc 0,5% thôi?
           Chị không ký đâu, lằng nhằng lắm, chị không quen với việc ký.
           Phức tạp quá nhỉ? Chỗ em làm việc quan trọng hóa vấn đề quá, cần gì phải làm nhiều thế, cái đó chị chẳng biết và chẳng có thời gian đâu.
Người môi giới không chỉ giải đáp các thắc mắc của khách hàng mà còn tạo cho khách hàng một sự tin tưởng. Lời nói vừa đủ, rõ ràng, mạch lạc thuyết phục người nghe.
 
V: Cách tìm kiếm thông tin
-          Trên các trang web về bất động sản, báo mua bán, rao vặt
-          Qua người thân, bạn bè…
-          Tự đẩy tin hàng ngày để tìm được khách hàng nhanh và hiệu quả nhất.
 
VI: Cách đưa khách đi xem nhà
-          Hẹn khách hàng đến công ty, ký vào tờ xác nhận thông tin đi xem nhà (tránh làm không công khi bị chủ nhà và khách qua mặt), sau đó đưa họ đi xem từng căn như đã xắp xếp theo lịch trình.
-          Đến từng căn giới thiệu chủ nhà và khách với nhau, đặc điểm của từng căn, ưu điểm của nó, giá cả ra sao? Yêu cầu khách ghi lại thông tin đó để xem xét cho kỹ lưỡng trước khi quyết định, nếu không nhân viên có thể ghi lại rồi mail theo trình tự như đã đi xem.
-          Nếu có trường hợp chủ nhà và khách đưa card cho nhau nên ngăn chặn ngay khi xảy ra. Nguyên tắc công ty là khách hàng và chủ nhà không thể biết số điện thoại khi chưa đặt cọc hoặc ký hợp đồng. Yêu cầu khách và chủ nhà nên tôn trọng nguyên tắc đó, tránh trường hợp làm không công.
-          Khi khách xem nhà, nên nói rõ với chủ nhà khách này làm gì? Thuê ra sao?... Để chủ nhà có thể nhớ ngay được khi mình gọi điện lại đàm phán.
 
VII: Đàm phán đi đến ký kết hợp đồng
- Sau khi khách hàng đi xem nhà đã ưng nhà (căn hộ) đó thì họ có thể đưa ra những yêu cầu sau nhờ đàm phán:
- Ghi lại tất cả những yêu cầu đó vào sổ công tác.
- Nếu yêu cầu nào mà bản thân nhân viên môi giới thấy vô lý hoặc không khả thi sẽ tư vấn luôn cho họ hiểu luôn vấn đề. Những yêu cầu nào mà thấy hợp lý và có khả năng sẽ hẹn gọi lại cho khách ngay sau khi nói chuyện được với chủ nhà.
- Nếu hai bên giằng co nhau về giá và sự chênh lệch này không quá cao thì có thể đưa ra giải pháp cộng lại chia đôi để hai bên đi đến thống nhất được nhanh chóng.
- Đàm phán phải dựa trên quan điểm là người đứng giữa, không thiên vị bên nào và tư vấn các bên hiểu vấn đề của nhau và cảm thấy điều mình nói là hợp lý. Có như thế thì mới mang lại cuộc đàm phán thành công.
 
VIII: Ký kết hợp đồng
-          Sau hai bên đã thống nhất tất cả vấn đề, nhân viên môi giới sẽ chuyển hợp đồng cho khách hàng. Hợp đồng sẽ chuyển cho bên nào khó tính hon (do cảm nhận của bản thân), xem trước và yêu cầu sẽ sửa và bôi đỏ vào phần đã sửa đó.
-          Nhân viên môi giới sẽ kiểm tra lại hợp đồng, đọc kỹ những điều đã được sửa trên hợp đồng, nếu điều nào vô lý không theo nguyên tắc chung, những đòi hỏi khắt khe hoặc quá đáng thì phải gọi điện ngay cho họ để nói chuyện về những đòi hỏi vô lý đó là không khả thi. Tập hợp lại hợp đồng, gửi cho bên còn lại.
-          Hẹn ngày ký hợp đồng và yêu cầu các bên mang đầy đủ giấy tờ, tiền đi.
-          Nơi ký: tại công ty
-          Phô tô lại 1 bản hợp đồng đã ký và giấy tờ hai bên lưu tại công ty
-          Ký hợp đồng ít nhất 3 bản vì  1 bản gốc để đóng thuế.
-          Thu dịch vụ ngay sau khi kết thúc việc ký hợp đồng
-          Nộp cho kế toán trong vòng 12 tiếng đồng hồ khi thu dịch vụ.